Diagramy organizacyjne w Microsoft Visio 2013

Przy użyciu Microsoft Visio możemy szybko utworzyć efektownie wyglądające diagramy organizacyjne. Gotowe diagramy nadają się do wyświetlenia nie tylko w programie Microsoft Visio, ale także w darmowej aplikacji Visio Viewer, na stronach SharePoint (usługa Visio Services), można je też wyeksportować do wielu formatów graficznych lub pliku PDF. Tworzenie diagramów jest niezwykle ułatwione dzięki wbudowanemu w Microsoft Visio kreatorowi diagramów organizacyjnych:

567_kreator

Kreator organizacyjny akceptuje różne źródła danych – serwer Exchange, pliki Excel lub TXT, źródła danych zgodne z ODBC. Najczęściej stosowane są pliki Excel, dlatego bliżej przyjrzymy się tej właśnie opcji. Plik Excel nie musi być sformatowany w jakiś szczególny sposób, wystarczy, że tabela z informacjami będzie posiadała nagłówki (nazwy kolumn nie mają znaczenia). Najważniejsze kolumny, które umożliwiają Visio zbudowanie struktury to kolumna identyfikująca pracownika i jego przełożonego. W pozostałych kolumnach umieszczamy dowolne informacje, które chcemy aby pojawiły się na diagramie.

567_excel

Po uruchomieniu kreatora zostaniemy poproszeni o określenie źródła danych, w naszym wypadku wybieramy pierwszą opcję:

567_kreator1

a na kolejnym ekranie drugą:

567_kreator2

Następnie wskazujemy wcześniej utworzony plik Excel z danymi:

567_kreator3

Kolejne okno kreatora prosi nas o wskazanie kolumn w pliku Excel zawierających informacje identyfikujące pracownika i jego przełożonego:

567_kreator4

Następnym krokiem jest określenie informacji, które mają pojawić się na diagramie oraz ewentualnych dodatkowych informacji, które mają być powiązane z diagramem:

567_kreator5

567_kreator6

W kolejnym kroku możemy określić folder zawierający zdjęcia pracowników. Aby Visio było w stanie właściwie powiązać zdjęcia z danymi, zdjęcia powinny mieć nazwy odpowiadające identyfikatorowi pracownika (np. „jan kowalski.png”):

567_kreator7

W ostatnim kroku możemy podzielić diagram na strony – automatycznie lub ręcznie:

567_kreator8

Na podstawie powyższych informacji Visio tworzy diagram organizacyjny, które później możemy jeszcze bardziej dostosować do naszych potrzeb.

Dostępnych jest wiele możliwości dostosowania widoku diagramu do naszych potrzeb. Między innymi dostajemy możliwość:

  • Zbiorczej zmiany typu kart kontaktu.
  • Zmiany układu drzewa organizacji.
  • Zbiorczej zmiany odstępów i wielkości kart kontaktów.
  • Formatowania warunkowego.

Przyjrzyjmy się nieco bliżej ostatniej z opcji. Za pomocą formatowania warunkowego możemy automatycznie zmienić formatowanie elementów diagramu na podstawie informacji. Załóżmy, że chcemy zmienić kolorowanie elementów na podstawie działu w którym pracuje dana osoba. Zaczynamy od wybrania opcji „Grafika związana z danymi” na zakładce „DANE”:

567_fw0

następnie wybieramy opcję „Nowy element”:

567_fw1

i określmy dodatkowe elementy jak na ekranie poniżej:

567_fw3

Na koniec pozostaje nam tylko zaznaczenie wszystkich elementów diagramu – „Ctrl-A” i wybranie przed chwilą zdefiniowanego schematu kolorowania:

567_fw4

Gotowy diagram najlepiej przeglądać przy pomocy aplikacji Visio lub darmowego Visio Viewer-a. Efekt naszej pracy może tez zostać wyeksportowany do pliku graficznego lub pliku PDF. Poniżej znajduje się gotowy diagram organizacyjny wyświetlony przy użyciu darmowej aplikacji Microsoft Visio Viewer 2013:

567_visio viewer

Powiązane wpisy...

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *